Et proposo una prova senzilla: si ara mateix no poguessis obrir els documents de feina, sabries d’on recuperar-los? Tenir una carpeta que es diu «còpia» no acaba de respondre la pregunta. Jo voldria comprovar què hi ha, de quan és i si es pot restaurar. No cal complicar-ho d’entrada, però sí deixar preparades aquestes sis coses abans que hi hagi una avaria o esborrem un arxiu per error.
6 punts per passar a l’acció
- 01
Saps quines dades has de salvar?
Comença per identificar què et faria més mal perdre: encàrrecs, factures, fotografies de feina, documents de clients o la base de dades de la web. No totes les carpetes tenen la mateixa importància ni canvien a la mateixa velocitat. Aquesta llista ajuda a decidir què s’ha de copiar primer i què cal recuperar per tornar a treballar. Des de BitWorks et puc revisar on tens aquesta informació, perquè sovint una part és dins d’un programa i no en una carpeta evident.
- 02
Quanta feina et pots permetre perdre?
Pregunta’t quanta feina podries assumir de tornar a fer. Si registres encàrrecs cada dia, perdre un mes d’informació seria molt diferent de perdre l’última hora. Aquesta resposta orienta la freqüència de les còpies i el cost del sistema. El pla bàsic d’allotjament que t’ofereixo inclou còpies mensuals del web i de la base de dades; pot caldre una freqüència addicional segons com canviïn les dades. S’ha de pactar abans d’una incidència.
- 03
Tens més d’una còpia i un historial?
Una còpia de seguretat ha de permetre recuperar una versió anterior. Si el mateix arxiu s’esborra automàticament de tots els dispositius, potser només tens una sincronització. Guardar documents al núvol pot ser útil, però cal saber quin historial conserva, durant quant temps i com es restaura. El mateix passa amb una carpeta compartida. Abans de confiar-hi totes les dades, prova què passa quan desapareix un fitxer i comprova si el pots recuperar.
La regla 3-2-1 és una manera fàcil de recordar que convé tenir diverses còpies i que no totes depenguin del mateix lloc. Es parla de tres còpies de les dades, en dos tipus de suport o sistemes, i una còpia fora de la ubicació principal. S’ha d’adaptar al negoci, al pressupost i als riscos. Si un ordinador i el disc de còpies són sempre junts i connectats, un mateix incident pot afectar-los tots dos.
- 04
Estan separades i protegides?
Una còpia sempre connectada i accessible amb el mateix usuari que l’ordinador pot estar exposada al mateix atac o a una esborrada accidental. Per això es valoren còpies desconnectades, separades o amb permisos diferents. No vol dir complicar-te la vida amb molts passos manuals: vol dir evitar que un únic problema ho arribi a tot. El sistema ha de quedar definit de manera que la rutina sigui fàcil de seguir i la informació no quedi desprotegida.
Les còpies també poden contenir informació personal o de clients. Cal limitar qui hi té accés i valorar el xifrat, que protegeix el contingut quan no es disposa de la clau adequada. Aquesta clau també necessita una custòdia segura: perdre-la pot impedir recuperar les dades. En serveis externs convé revisar les condicions i on s’emmagatzema la informació. A BitWorks t’ajudo a entendre aquestes decisions i a evitar que la còpia es converteixi en un nou punt feble.
- 05
Has comprovat que es poden recuperar?
Un procés que s’executa automàticament pot fallar durant setmanes si ningú mira el resultat. El disc es pot omplir, una connexió pot caducar o una carpeta important pot haver canviat de lloc. Per això el pla ha d’incloure com es detecten els errors i qui els revisa. Rebre un missatge no és suficient si després ningú sap què ha de fer. És útil deixar una pauta senzilla i un contacte per resoldre les incidències.
Escull un document de prova i intenta recuperar-lo en una ubicació diferent, sense sobreescriure l’original. En una web o aplicació, la prova pot requerir també la base de dades i els fitxers de configuració. No cal esperar una avaria per descobrir si el procés funciona. Les proves han de fer-se amb cura i amb el procediment acordat. Una còpia que existeix però que no sabem restaurar encara no ens ha resolt el problema.
- 06
Saps què fer el dia que les necessitis?
Anota on són les còpies, qui pot accedir-hi i a qui cal avisar si alguna cosa falla. El dia d’una incidència hi acostuma a haver pressa i és fàcil prendre decisions que compliquin la recuperació. També convé acordar quin sistema es posa en marxa primer i quines credencials caldran. Aquesta informació no ha d’estar exposada públicament. Un document curt, actualitzat i guardat amb seguretat pot estalviar moltes preguntes quan necessites tornar a treballar.
Les dades canvien de lloc i els negocis també canvien. Un programa nou, més persones treballant o un canvi de servidor poden deixar fora del pla una part important de la informació. Revisa’l quan hi hagi canvis i de manera periòdica. No existeix una còpia que garanteixi que mai passarà res, però sí decisions que fan més viable una recuperació. Des de BitWorks et puc revisar el sistema i proposar millores ajustades a les dades i a la feina que necessites protegir.
Com t’hi puc ajudar?
Si no tens clar si les còpies que fas són suficients, t’ajudo a revisar-les. M’expliques on guardes la feina i quines dades canvien cada dia, i et proposo què convé copiar, amb quina freqüència i com comprovar-ho. També puc ajudar-te a preparar una prova de recuperació. Amb les còpies prefereixo que vegis un document restaurat que donar per bona una llum verda a la pantalla.
Informàtica i equips ↗